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差旅和费用政策

相关政策和代表Fordham大学的公务旅行的程序准则已经通过建立标准和程序,为客户提供安全,高效的出行,降低出行成本,并促进符合有关业务费用报销国税局法规。

大学的差旅政策是资金运作的办公室负责。然而,那些谁代表大学和他们的主管旅行必须在确保符合政策的平等伙伴。旅行者应该肯定的是,以最低的价格合理,得到了旅游服务。我们建议旅游者直接或通过网上大学的指定旅行社预定行程安排 - 商务旅行规划师(CTP)。对于预算或其它原因,该大学的一个单元可以具有旅行要求是比本文档中包含更多的限制。通过这样的单位使用的旅客都受到了更严格的要求。

例外本文建立的政策和程序要求必须事先获得资金业务在办公室批准 travel@fordham.edu。这样的要求,必须首先由旅行者的主管批准,必须清楚地说明了异常的原因。

旅行注册表

所有的学生,教师和工作人员学习,研究,教学,会议,服务,招聘,实地考察或其他目标的Fordham大学的主持下,目的出国旅行必须完成每趟行程注册表。这不是必需的个人旅游或度假。您提供的信息将被用来帮助您和/或缩合您在紧急的情况下。

一个单独的注册表提供了一种用于 学生们教师/员工.

机票

以下是预订机票的指导方针:

  • 航班应通过企业的差旅计划(CTP),通过电话或在线预订。参考 预订旅行.
  • 机票限于教练或等效类连续航班少于6小时。
  • 超过6小时的连续飞行,旅客可享有舱内或下一个更高的客舱升级。
  • 机票应该是最合理的时间表最低可用一致。
  • 鼓励旅客尽早采取现有节余优势预定行程。
  • 对于教练/经济升级座位选择附加费用允许在本部门或学校的自由裁量权。
  • 出发机场由旅行者决定。
  • 通过赠款航班可能会受到 美国航空法案 或其他限制。

住宿

该旅客将报销在商业类酒店或汽车旅馆方便旅客的商业场所标准单间住宿。与会议相关的住宿外,旅客将不能报销,豪华度假居所。在确定成本最低的住宿选择,使保留的援助可从CTP。住宿预订也可通过网上进行 同意旅游网站。个人或 公司信用卡 需要确认预约和退房。谁已经被分配一所大学的公司信用卡必须使用该卡旅客放置保留并在退房时付款。

旅客可以留在旅途中的朋友或家庭成员,但他们可能不会支付。非现金礼物如鲜花,杂货或餐厅吃饭被允许的,但可能不会超过$ 75(所需的任何礼物$ 25+收据)。限制是每次入住礼物(每晚不是1节礼物)。

会议住宿

参加会议,会议或会议的员工度假或高级酒店举行可能留在该设施。常会议的主办方将公布的交通和住宿折扣优惠。住宿预订可以通过CTP或直接与会议酒店进行。故建议折扣优惠相比的价格可以通过CTP发布会现场。所有折扣应在预订完成时已知的,包括通过CTP作出保留。

汽车租赁

汽车租赁个人保留可以通过CTP进行网上或者通过 同意旅行 或直接与CTP剂。保留也可以使用下面的优惠码的租赁机构直接进行。汽车租赁应当限于其中的交通工具是不实用的,经济的或可用的情况。降低差旅费用,该类车到出租应符合的乘车人,被运送的行程长度和任何一所大学的材料数量。对于小组或团队租赁包括直接结算安排或出租,需要将在通过718-817-5931采购办公室直接进行。

除了当服务不可用时,旅客必须使用指定的租赁机构为大学的业务。要求报销比指定的租赁机构等必须清楚地表明,服务并不提供指定机构。

全国汽车租赁和企业租车是商务旅行的指定的租赁公司。 

  • 预订需要大学的企业优惠码 - xz24d09 为国家和 对于 为企业。 
  • 全国汽车租赁处800-328-1234到达;和企业在800-261-7331。

从指定的汽车租赁公司出租不需要任何额外的保险。对于所有其他出租,Fordham大学的保险提供责任保险的汽车租用仅用于商业用途;因此,不需要额外的责任保险应当采购。

火车旅行

火车旅行可以通过CTP预订,通过电话或通过网上 同意旅行 网站。旅客可以使用ACELA服务标准收费。

个人汽车使用

移动短距离那里的空气,公交车或轨道交通是不实际的,或者减少的几所大学的员工前往同一目的地的成本时,个人汽车可用于大学的业务。

如果在上大学商务旅行时的个人汽车损坏,员工的保险扣除额高达$ 500.00的金额将退还,计入特定部门提供的事故报告已经提供给资金运作的办公室。

报销使用个人汽车是在联邦雇员的汽车里程率,可以从获得 政府网站。这是每英里的固定率,以覆盖,而不是实际费用运行车辆(例如气体,保险,维护和折旧)的费用。燃料收据不支持索赔里程,而该大学将不予报销,除了大学拥有的车辆购买燃料。通行费和停车费的报销,以除里程率员工。

车辆违规者的罚款不予报销,并且是个人承担此类罚款的责任。

旅游相关的饭菜

餐费和杂费报销的基础上适用于前往该位置的每日津贴率。单个的单元可以采用是比按日低饭报销限制。这种限制应该传达给资金运作的办公室 travel@fordham.edu.

每日津贴是代替膳食和杂费实际费用支付一个固定的日常量,用于偿还员工通宵营业费用。每日津贴率是一个完整的24小时工作制。出发和返回的天,每日津贴率按比例分配。在当天两市,比回国彼此之间旅行的情况下,使用的汇率将是其中的员工度过夜的城市。

由学校使用的每日津贴率是由美国总务管理局决定,因地而异。 查看每日最高为你的旅行目的地.

每日最高为美国的行程外 由国家旅游部门确定。

为出席会议,其中饭菜furnishedfurnished,每天的每日津贴将根据GSA餐击穿旅行目的地bereduced。每餐followingare近似的百分比:

  • 早餐 - 24%
  • 午餐 - 26%
  • 晚餐 - 50%

商务餐和招待费

商务餐被归类为促进有效的大学的经营宗旨用餐和会议费用。商务餐饮支出不受每日津贴或其他固定的限制。费用应该是合理和适当的给定的情况。

所有费用必须是一个有效的经营宗旨是必要的,合理的,以开展大学商。企业宗旨必须被记录为其中一个旅行者请求报销所有费用。

发生这样的膳食费用有资格获得赔偿。按照IRS规定,用于偿还的请求必须包括以下内容:

  • 经营宗旨 - 商业目的必须是具体的,明确的。 “前往纽约州奥尔巴尼在对网络安全的会议讲话”是一个适当记录的经营宗旨。 “旅游奥尔巴尼的会议”是没有的。费用的商业目的可能是显而易见的旅行者,而不是第三方审核。
  • 日期
  • 地点
  • 受理个人(一个或多个)的姓名(或名称)和业务关系(S)

与客体/配偶旅行

如果同伴陪同出差的雇员,与同伴的旅行的所有费用,包括交通,膳食和住宿的额外费用个人支出和不予报销,除非批准员工的区域副总裁或院长。这样的审批必须明确注明利益凤凰彩票下载。

事先批准
不需要预订旅行的事先批准。个别大学单位可以采取事先批准的规定。这样的要求应通过电子邮件传达给资金运作的办公室 travel@fordham.edu.

停车处

机场或其他商业停车场将报销。旅客可催促时使用长期停车场。鼓励游客使用公共交通工具或出租车,从机场是否会导致比估计的停车费较低的成本。

旅游保险

国内
员工在国内旅行不应该购买旅游保险。旅游保险的费用为国内旅游将不予报销。

国际
强烈建议员工出国旅行购买旅游保险。如果通过geoblue采购的大学将偿还这些保险的费用。可从该大学获得geoblue覆盖范围和注册信息 国际健康保险 现场。